POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ÚČASTNÍKŮ SEMINÁŘE VVA

Společnost Altran CZ a.s. se sídlem Příčná 2071, Hořice, IČO: 02673703 vydává uvedeného dne závazný řízený dokument v následujícím znění:

1. Účel a rozsah platnosti

Tento dokument shrnuje základní zásady zpracování osobních údajů ze strany společnosti Altran CZ a.s. (dále jen Altran), pokud se jedná o osobní údaje osob, které jsou účastníky semináře VVA (dále jen Účastník). Pořadatelem odborného semináře VVA (Výzkum Vývoj Automotive) (dále jen Akce) je společnost Altran.

Správcem osobních údajů Účastníků je společnost Altran CZ a.s., se sídlem Příčná 2071, Libonice, 508 01 Hořice, IČO: 02673703, zapsaná v Obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, oddíl B, vložka 3416 (dále také jen Altran nebo Správce).

Tento dokument vznikl na základě a v souladu s obecným nařízením Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679, o ochraně osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen Nařízení) pro účely poučení o zpracování osobních údajů Účastníků.

Tento Dokument platí pro všechny Účastníky semináře VVA a případně jiné osoby, provádějící registraci na seminář VVA.

2. Přehled zpracovávaných (typů) údajů, jejich zdroje a předávání třetím osobám

Osobní údaje Účastníka, které bude Altran zpracovávat, zahrnují údaje poskytnuté takovými osobami, pokud je to pro daný obchodní vztah relevantní:

• Identifikační údaje u fyzických osob: jméno a příjmení, bydliště, emailová adresa, telefonní číslo;
• Identifikační údaje u fyzických osob jako zaměstnanců právnické osoby nebo OSVČ: jméno, příjmení, email, telefonní číslo, název firmy, sídlo, IČ, DIČ;
• Emailová komunikace, zpětná vazba, reklamace, faktury, a další dokumenty s uvedením osobních údajů v rozsahu: jméno, příjmení, email, telefonní číslo, příp. pracovní pozice;
• Fotodokumentace pořízená v průběhu konání Akce;
• Vizitky, propagační materiály firmy a další veřejné dokumenty/nosiče údajů – k těmto je přistupováno jako k veřejným informacím, kde Altran není v roli Správce.

Osobní údaje mohou být poskytovány třetím stranám v souvislosti s plněním právních povinností, na vyžádání orgánů státní správy či pro uplatnění práv a oprávněných zájmů Správce. Osobní údaje mohou být poskytovány rovněž zpracovatelům, kteří pro Správce vykonávají dílčí činnost zpracování osobních údajů, zejména v oblasti IT (např. administrátor informačního systému, webových stránek), fotograf. Nedochází k předávání dalším třetím osobám, ani k předání mimo EU. Dochází ke zpracování pouze v Altran v souladu s Nařízením. Správce přijal organizačně-technická opatření, která zajišťují maximální možnou ochranu zpracovávání osobních údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před možným zneužitím. Veškeré osoby, které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti.

3. Účely zpracování

Primárním účelem zpracování osobních údajů je zajištění identifikace Účastníka jako smluvní strany pro účely realizace Akce – zaslání faktury a informací týkajících se Akce.

Při Akci bude pořizována fotodokumentace bez bližší identifikace Účastníků. Fotodokumentace bude použita k marketingovým účelům, tj. propagace Akce a společnosti Altran na webových stránkách, facebook, twitter, v odborných časopisech apod. O Akci může být přiměřeně referováno v médiích.

4. Právní základ zpracování

Právním základem zpracování osobních údajů je: ad a) plnění závazku ze smlouvy, ad b) plnění závazku ze smlouvy, ad c) plnění závazku ze smlouvy a právní povinnost, ad d) oprávněný zájem Správce.

Každý Účastník má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. V takovém případě nebude Altran takové osobní údaje dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad zájmy Účastníka nebo jeho právy a svobodami, nebo pokud nebudou zpracovávány pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Námitku proti zpracování může Účastník vznést prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže nejlépe prostřednictvím e-mailu cz.ou@altran.com. V e-mailu prosím uveďte konkrétní situaci, která Vás vede k závěru, že by Altran neměl údaje zpracovávat.

5. Doba, po níž budou údaje zpracovávány

Osobní údaje jsou Správcem zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu a dále 10 let po ukončení smluvního vztahu nebo poskytnutí posledního plnění, podle toho, která skutečnost nastane později, nejméně však do vypořádání všech vzájemných práv a závazků. Osobní údaje zpracovávané pro účely plnění právních povinností jsou zpracovávány po dobu vyžadovanou příslušným právním předpisem. Fotodokumentace je používána a ukládána po dobu max. 10 let. Po ukončení doby ukládání, jsou osobní údaje skartovány/vymazány, příp. anonymizovány.

6. Poučení o právech subjektů údajů

Fyzická osoba má právo u Altran jakožto správce osobních údajů:

• požadovat přístup k osobním údajům, které správce zpracovává, čímž se rozumí právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se jí týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím uvedeným v čl. 15 Nařízení,
• požadovat opravu osobních údajů, které jsou o ní zpracovávány, pokud jsou nepřesné. S přihlédnutím k účelům zpracování má v některých případech právo požadovat také doplnění neúplných osobních údajů,
• požadovat výmaz osobních údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 17 Nařízení.
• požadovat omezení zpracování údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 18 Nařízení,
• získat osobní údaje, které se jí týkají a
  i. které zpracováváme s jejím souhlasem, nebo
  ii. které zpracováváme pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou taková fyzická osoba je nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na její žádost ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, přičemž má právo předat tyto údaje jinému správci, a to za podmínek a s omezeními uvedenými v čl. 20 Nařízení
• vznést námitku proti zpracování ve smyslu čl. 21 Nařízení z důvodů týkajících se její konkrétní situace.

Pokud Altran takovou žádost obdrží, bude informovat žadatele o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Altran není v určitých případech stanovených Nařízením povinen zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech může Altran (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud Altran obdrží výše uvedenou žádost, ale bude mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, může jej požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti.

Informace o tom, že u Altran uplatnil subjekt údajů svoje práva a jak byla žádost vyřízena, je po přiměřenou dobu (obvykle po dobu cca 3 let kompletní podklady a po dobu 10 let přehled žádostí) uložena za účelem dokladování této skutečnosti, pro statistické účely, zlepšování služeb a ochrany práv.

V případě, kdy se subjekt údajů domnívá, že Altran zpracovává jeho osobní údaje neoprávněně či jinak porušuje jeho práva, má právo podat stížnost u dozorového úřadu (tedy Úřadu pro ochranu osobních údajů) či má právo požádat o soudní ochranu.

7. Kontakt

Pro případné připomínky a dotazy k ochraně osobních údajů a pro kontakt ve věci výkonu zákonných práv lze použít následující kontakt:

Altran CZ a.s.
Příčná 2071,508 01 Hořice
Telefon: +420 601 363 807
E-mail: cz.ou@altran.com